Ploomes e Indústria Brum: aumento de 100% na capacidade de vendas
Veja como um CRM ágil, como o Ploomes, permite que os vendedores sejam mais ágeis, vendendo mais e aumentando o crescimento da empresa.
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O objetivo principal da Indústria Brum na busca por um CRM era o aumento da produtividade de seus vendedores, fazendo a empresa vender mais com o mesmo número de funcionários.
Pois bem. O resultado foi alcançado com louvor. Hoje, cada vendedor da Brum tem uma carteira com cerca de 1500 clientes. Um CRM ágil permite que os vendedores sejam mais ágeis. Vendedores mais ágeis vendem mais. Mais vendas trazem maior receita para empresa, e, consequentemente, maior crescimento.
“O Ploomes basicamente é nosso braço direito. Ele é a ferramenta que a gente mais utiliza. Nós conseguimos fazer orçamentos, conceder descontos aos clientes e também temos a parte de cobrar esse orçamento após ser feito. Você consegue criar tarefas e distribuir em dias, meses, semanas”, Ana Paula, Especialista de Vendas da Brum.
Os benefícios do Ploomes para a Brum:
- Propostas comerciais geradas com muita agilidade;
- Fonte de conhecimento sobre qualquer cliente com consulta prática de todos os seus dados, histórico de follow-ups, propostas e assuntos tratados;
- Relatórios diários da área com métricas verdadeiras, como por exemplo: quantidade de ligações, follow-ups, orçado x vendido;
- Garantia de uma Política Comercial sólida e 100% assertiva.
Estrutura comercial da Brum
A Brum conta com diversos canais de aquisição, que juntos, estruturam a máquina de vendas da empresa.
A força operacional conta com vendedores internos e externos, além de representantes comerciais. A gestão da operação fica por conta dos supervisores, gerentes e do diretor de vendas.
Todos esses cargos estão presentes na sede da indústria, em Limeira, e também em suas filiais de São Paulo e Goiânia. Outro canal de vendas da Brum fica por conta de suas distribuidoras.
Como a Brum enxergou a necessidade de ter um CRM?
O principal ponto de influência na decisão do Matheus para adquirir um sistema focado em vendas era a produtividade.
Ele percebeu que, devido às limitações da Brum para a contratação de novos vendedores e outros impeditivos, só havia uma solução para o crescimento: vender mais com a mesma quantidade de vendedores.
“A gente precisava de produtividade. Como muitas empresas brasileiras, nós tínhamos restrição não apenas orçamentária, para contratar mais vendedores, como também de espaço. Então a solução era melhorar a máquina que o vendedor opera”, Matheus Brum, sócio-proprietário da Brum.
A percepção da inovação
Apesar deste ser o ponto principal, visando o crescimento, muitos outros processos relacionados à área de vendas eram feitos de maneira inefetiva por parte da Brum.
Entretanto, só foi percebido que havia muito espaço para melhora quando contrataram o Ploomes e viram seus processos, antes ultrapassados, sendo feitos de maneira ágil e inovadora.
Vejamos alguns exemplos de processos que a Brum tratava “às cegas”, sem perceber o quanto isso afetava nos resultados da empresa:
Os agendamentos de reuniões ou ligações eram feitos pelos vendedores em cadernos ou planilhas no Excel.
Cada um tinha seu próprio controle, e assim todos os dados ficaram descentralizados . Não havia um agrupamento do registro das ações de follow-up de vendas. Sendo assim, não era possível analisar quantas visitas ou ligações cada vendedor fazia.
Os dados não tinham qualquer garantia de acerto e não era possível comparar resultados entre cada funcionário ou definir metas de follow-up.
A falta de visibilidade
Os gestores de vendas não tinham visibilidade de quantos follow-ups (reuniões, ligações e e-mails) os vendedores faziam, justamente por anotarem de forma independente.
Para ter um “controle” sobre estes dados, o gestor enviava aos vendedores uma planilha a qual deveriam preencher informando quantas visitas e ligações realizaram em determinado período, por exemplo.
Logo, cada vendedor deveria fazer seu controle interno de produtividade e ainda repassar estes dados para uma planilha mensal. Sendo assim, havia a necessidade de alimentar 2 diferentes sistemas com informações iguais.
Já deu pra perceber que a confiabilidade dos dados não era das maiores, além do enorme trabalho para consolidar tudo. Imagine só que um vendedor, porventura, perdesse sua planilha ou seu caderno de registro de atividades.
Isso resultaria na perda de boa parte dos dados de vendas da Brum, afetando as análises da empresa. Pior ainda: quando um vendedor saia da equipe, todos os seus registros iam com ele.
Como a Brum enxergou a necessidade de ter um CRM?
Além disso, todo o trabalho exigido para o registro de métricas tornava as decisões estratégicas mais lentas.
Era necessário, no mínimo, um mês para que os líderes da empresa soubessem onde estariam errando no caso do não-batimento das metas de vendas, ou para saberem qual equipe estaria performando melhor ou pior.
Todo esse problema no registro de informações, causado por processos arcaicos e mal utilizados, refletia também no histórico de cada cliente da Brum.
Como cada vendedor tinha seu próprio controle de dados (feito em seus cadernos e planilhas), eles obtinham todas as informações de cada cliente de sua carteira:
- Quantas compras cada um já fez?
- Quando foi sua última compra?
- Quanto tempo levou cada negociação?
Esses e outros dados de histórico de negociações ficavam na propriedade de cada vendedor.
A importância da política comercial
O problema disso é que, quando um vendedor saia da equipe da Brum, todos esses dados iam pelo ralo.
E sem o histórico de cada cliente, fica impossível abordá-los de forma personalizada de acordo com toda a relação que já teve anteriormente com a empresa. Certamente, muitas oportunidades de vendas foram perdidas por conta disso.
Sem um sistema de CRM a Brum não conseguia firmar uma política comercial. Isso significa que tinham que praticar preços iguais para cada cliente e para cada parte da cadeia de distribuição (distribuidoras e revendas).
Utilizar preços personalizados para cada perfil de comprador gerava um trabalho maior do que seu proveito.
Sendo assim, os mesmos produtos eram vendidos pelo mesmo valor para distribuidoras de grande porte localizadas em São Paulo e para pequenas distribuidoras de Brasília, por exemplo.
E, dentre tantos CRMs no mercado, por que o Ploomes?
A Brum é um dos clientes mais antigos da Ploomes. Foram fundamentais para que o CRM se tornasse o que é hoje, graças às necessidades específicas que eles, assim como outros clientes do setor industrial, nos apresentaram.
Essas necessidades deram origem a funcionalidades para a resolução de cada problema específico. É justamente esse ponto que o Matheus Brum explora como o principal motivo de terem escolhido o Ploomes:
“Nem todos os CRMs estavam dispostos a fazer as adequações que precisávamos. O Ploomes estava de prontidão para crescer junto com a Brum”, Matheus Brum.
As otimizações específicas solicitadas pelo cliente para o software da Ploomes são disponibilizadas para todos os outros clientes. Assim o produto está sempre em constante evolução para necessidades específicas do setor industrial.
“O Ploomes hoje já está 100% pronto para a indústria”, Matheus Brum.
O momento exato em que a Brum percebeu que o Ploomes era a solução ideal
“Ele (o Ploomes) já estava sendo implantado há mais ou menos 1 mês e meio. Então, uma proposta chegou para mim para que eu aprovasse, pois já estava com limite de desconto. Quando entrei nela, vi que tinha sido gerada há 2 minutos e meio atrás, e já estava na minha mão para ser aprovada. Se isso não é agilidade eu não sei o que é”, Matheus Brum.
Como foi a implantação?
A implantação é o passo seguinte da contratação de softwares como serviço (SaaS), como os CRMs.
Esse é o momento em que a empresa fornecedora da plataforma e a contratante configuram todas as partes do CRM para que ele fique adequado às necessidades da empresa.
Também inclui um treinamento aos funcionários para que entendam tudo o que a ferramenta é capaz de fazer.
O período de implantação do Ploomes na Brum foi de 6 meses, incluindo o desenvolvimento de novas funcionalidades específicas para a empresa, como fluxos de aprovação, fórmulas e opcionais de produtos.
Após isso, a Brum criou um manual de utilização do Ploomes, que pode ser consultado por todos os seus funcionários.
“O Ploomes estava 100% em operação após a implantação”, Matheus Brum.
Segundo Matheus, da Brum, a adaptação do software por parte dos funcionários foi rápida e amigável. Todos aprenderam bem sobre a utilização do software, o que gera muito valor, afinal, o objetivo da Ploomes é garantir o engajamento dos usuários.
Como cada funcionário da Brum utiliza o Ploomes?
Seguindo a estrutura comercial da Brum, é assim que cada cargo utiliza o Ploomes:
Vendedores internos
Agem como um back-office dos vendedores externos e representantes, ou seja, fornecem informações sobre cada cliente, negócio ou proposta.
Também recebem ligações diretas através do Ploomes. Recebem os pedidos e encaixam às necessidades do cliente na política comercial da Brum. Após isso, fazem as propostas comerciais e enviam para a aprovação.
Vendedores externos
Utilizam o CRM como fonte de conhecimento para cada cliente, pois na plataforma conseguem consultar todas as propostas comerciais em aberto, todos os follow-ups e assuntos tratados com o cliente.
Após realizar a venda, o vendedor externo gera um relatório para os internos com as informações da negociação.
Supervisores
O trabalho da supervisão é revisar as propostas, analisando preços, especificações, condições comerciais, etc. Eles devem assegurar que a política comercial está sendo aplicada de fato.
Gerentes
Utilizam o Ploomes para gerar relatórios diários com todas as métricas importantes de cada vendedor e da área como um todo, como quantidade de ligações, de follow ups, quanto foi orçado e vendido, etc.
Entendendo a necessidade do cliente
Funcionalidades específicas que a Ploomes desenvolveu para a Brum:
Integração com ERP
Um dos serviços fornecidos pela Ploomes é o de integração com outros softwares. A integração permite que dois sistemas de diferentes linguagens conversem entre si. Isso permite o envio de dados de um para outro de maneira uniforme.
Para as indústrias, ter seu sistema de ERP integrado a todas as outras soluções é fundamental.
É por isso que o serviço de integração do Ploomes com o ERP é oferecido. A integração com ERP é um processo grande que demanda muito tempo e força operacional.
A equipe da Ploomes desenvolveu uma integração robusta com o ERP utilizado pela Brum, garantindo essa centralização de dados.
Fluxos de Aprovação
A partir das necessidades da Brum foram desenvolvidos os fluxos de aprovação, uma das funcionalidades mais utilizadas no Ploomes até hoje.
Esta funcionalidade permite que um usuário do Ploomes (normalmente administrador da conta) crie regras para controlar as propostas de venda enviadas pelos demais usuários.
Vamos a um exemplo prático:
Suponhamos que um gerente de vendas que utiliza o Ploomes não quer que seus vendedores enviem aos clientes propostas com mais de 15% de desconto, a não ser em casos especiais, como datas comemorativas ou para fechamento de grandes contas.
Para isso, o gerente pode criar um fluxo indicando que, se o campo "desconto" nas propostas for preenchido com um valor acima de 15%, para que estas sejam enviadas ao cliente, antes tenham que passar por sua aprovação.
Assim, sempre que uma proposta for criada por um vendedor com este valor restrito, uma notificação será enviada ao gerente, que poderá aprovar ou não o orçamento.
Entendendo a necessidade do cliente
Funcionalidades específicas que a Ploomes desenvolveu para a Brum:
Opcionais de Produto
Dentro da automação de propostas do Ploomes, o usuário pode selecionar produtos já cadastrados dentro do Ploomes para inserir dentro do documento. Quando faz isso, todas as especificações do produto são adicionadas em cada campo referente ao produto, como especificações de tamanho, peso e preço, por exemplo.
A função de opcionais permite que produtos menores sejam vinculados a maiores dentro das propostas. Por exemplo, quando um vendedor está criando uma proposta, pode selecionar que está vendendo um carro e adicionar produtos complementares que podem mudar a precificação e outras características do veículo, como ar-condicionado, air bags, etc.
Integração com RD Station
Outra integração desenvolvida para a Brum foi a do Ploomes com o RD Station, ferramenta de automação de marketing mais famosa no Brasil. Hoje, essa é uma das integrações plug and play do Ploomes, ou seja, pode ser acionada simplesmente ativando um botão dentro do CRM.
Como funcionam as integrações desenvolvidas para a Brum?
Hoje, graças ao poder do CRM unido às integrações desenvolvidas, o Ploomes está ligado a todo o processo comercial da Brum, do pré ao pós-venda:
Pré-venda
Com a integração do Ploomes com a ferramenta de Inbound Marketing e Gestão de Leads da Brum (RD Station), todas as informações sobre a captação de leads são enviadas ao CRM, como origem da conversão e dados cadastrais de cada lead (nome, e-mail, telefone, etc).
Venda
A operação de vendas é realizada dentro do Ploomes, claro, mas com integração de dados com o ERP da Brum. Assim, os dados são atualizados em sincronia. Quando um produto é vendido, automaticamente a gestão de estoque do ERP desconta este produto.
Os valores das vendas também alimentam o ERP, que gerencia toda a receita da empresa.
Pós-vendas
A Brum utiliza uma ferramenta de avaliação de satisfação com 100% dos clientes compradores. A ferramenta é baseada na metodologia de NPS (Net Promoter Score). Todos os dados de NPS são exibidos no Ploomes graças à integração.
Assim um vendedor sabe exatamente o grau de satisfação de cada cliente acessando seu histórico, podendo personalizar seu atendimento.
Sobre a Brum
A Brum é uma empresa familiar. O Matheus Brum pertence à terceira geração da gestão, sucedendo seu pai e seu avô. Estão há 35 anos no mercado, produzindo equipamentos para proteção e distribuição de energia.
O modelo de negócios da Brum é B2B (business to business), portanto vendem seus produtos para outras empresas, como indústrias e distribuidoras. Atuam com maior força no Brasil, mas também exportam produtos para todas as américas. O maior mercado da Brum, em questão de faturamento, fica no Estado de São Paulo.
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